Alexandre Esser | 9 octobre 2019 | Digital Learning

Classes virtuelles : pourquoi, comment et pour quel prix ?

On ne définit plus les classes virtuelles, elles font désormais entièrement partie de l’écosystème du digital learning au même titre que les LMS et ENT.

Bien plus qu’un simple outil de communication en ligne, les classes virtuelles permettent de recréer les conditions d’une classe présentielle en distancielle : caméras pour les formateurs, son pour les participants, lever la main pour poser une question, sonder les apprenants, afficher un tableau blanc, partager un powerpoint, envoyer un fichier, discuter par écrit, enregistrer la classe, consulter des ressources d’apprentissage, etc., telles sont les nombreuses possibilités qu’offrent les classes virtuelles.

Webinaires, conférences web, classes virtuelles : définitions

Le jargon des conférences en ligne et en direct n’est pa toujours simple à appréhender. On distingue pourtant plusieurs grandes familles listées ci-dessous.

Qu’est ce qu’un webinaire ?

Les webinaires (« webinar » en anglais) qui sont utilisés pour des présentations dédiées à une large audience : 50, 100 ou plusieurs milliers de personnes parfois.

Les webinaires permettent de présenter un nouveau produit, d’organiser une formation spécifique sur une expertise particulière, ou encore de former vos collaborateurs à grande échelle.

Bien que moins interactif qu’une classe virtuelle, le webinaire permet de sonder l’audience en temps réel, de partager du contenu sur les réseaux sociaux pour susciter plus d’intérêt ou encore de répondre aux questions des participants grâce à un système de questions & réponses avec modération intégrée.

Notez par ailleurs que les webinaires ont une popularité grandissante, ils sont aujourd’hui proposés par les professionnels du marketing afin de proposer des démonstrations de produit “en temps réel”. L’utilisateur réserve une session de présentation et se connecte au moment venu pour suivre la session.

Classes virtuelles : les webinaires

Certaines entreprises n’hésitent plus à proposer des faux webinaires en temps-réel : l’utilisateur réserve un créneau, se connecte au webinaire, puis attend patiemment l’arrivée du présentateur avec les autres participants. En réalité, le webinaire est pré-enregistré, les questions sont envoyées par e-mail, les autres participants sont faux… tout est fait pour vous faire croire que l’engouement est bel et bien présent. Si vous souhaitez proposer des webinaires en rediffusion, pensez à bien préciser que c’est une rediffusion afin de rester éthiquement correct vis-à-vis de vos participants.

Qu’est ce qu’un meeting en ligne ?

Le meeting en ligne, ou encore online meeting ou réunions en ligne, se focalise quant à lui sur l’interactivité entre les participants. Le présentateur va alors pouvoir laisser les participants échanger entre eux, discuter via l’outil de communication intégré ou encore permettre de focus la webcam automatiquement sur le participants qui prend la parole.

Contrairement aux webinaires qui sont adaptés pour un grand nombre de participants, les meetings en ligne ont quant à eux pour but de répliquer une réunion de travail tel que vous la feriez dans vos bureaux.

Par exemple, la réunion en ligne est parfaitement adaptée pour réunir vos directeurs commerciaux aux quatre coins de la France au même moment. Vous pouvez partager votre écran, partager les informations importantes du meeting, échanger avec vos collaborateurs comme vous le feriez sur Skype avec vos amis. Skype s’apparente d’ailleurs à une solution de web meeting audio-vidéo en ligne avec partage d’écran.

L’utilisation idéale du meeting en ligne : un groupe restreint d’une vingtaine de participants maximum, un ou deux conférenciers en fonction du nombre d’utilisateurs et de la réunion, des questions ouvertes et enfin les micros des participants ne sont pas mis en sourdine par défaut afin de créer un environnement propice au dialogue.

Et les conférences web dans tout ça ?

Les conférences web, ou web-conférences, ne sont ni plus ni moins que le terme générique regroupant les meetings en ligne et les webinaires. C’est l’outil technologique sur lequel se base ces deux outils de communication.

Les classes virtuelles : meetings en ligne avancés

Les classes virtuelles sont des meetings en ligne avec des fonctionnalités supplémentaires adaptées aux besoins du secteur de l’éducation. Il est par exemple possible de diviser le meeting en sous-groupe de travail pour discuter d’un sujet particulier, puis réunir tout le monde pour synthétiser.

Les classes virtuelles sont très appréciées pour la retranscription des connaissances : il est possible d’enregistrer chaque interaction dans ses moindres détails. À la fin de la classe, l’enregistrement permettra d’obtenir le son, la vidéo, les dialogues des participants, les écrans partagés, le tableau blanc, les annotations du formateurs, etc.
Par contradiction, les enregistrements des outils de live meeting classiques permettent bien souvent uniquement l’enregistrement de la webcam et du son.

Classes virtuelles : idéal pour l'interaction et la collaboration

A l’instar des meetings en ligne, les classes virtuelles sont adaptées pour des petits groupes de participants, quelques dizaines maximum.

Leur popularité est croissante puisqu’elles offrent plus de fonctionnalités que les meetings en ligne, il n’est par conséquent pas rare de voir certains éditeurs supprimer totalement les meetings en ligne pour ne garder que les classes virtuelles, ou bien fusionner les offres en une seule et même offre, nommée “classe virtuelle” ou “meeting”.

La confusion est bel et bien réelle car chaque éditeur de solution de conférence web nomme son produit différemment, il n’est donc pas rare de voir une solution de Classes virtuelles moins performante qu’une simple solution de Meetings. Pensez donc à bien comparer les fonctionnalités de chaque éditeur ou faites vous accompagner afin de disposer de l’outil le plus adapté à vos besoins.

Comment organiser des classes virtuelles ?

Organiser une classe virtuelle ne s’improvise pas, vos formateurs doivent être à l’aise avec l’outil de formation et à même d’utiliser toutes les fonctionnalités proposées afin d’offrir la meilleure expérience apprenant possible.

Une fois la solution de conférence choisie (nous traiterons des différentes solutions disponibles dans un autre article), vous devez vous assurer de préparer vos supports de formation ainsi que votre environnement de classe virtuelle.

Supports de formation

Comme pour une formation présentielle, vos supports de formation sont primordiaux pour le bon déroulement de votre classe virtuelle. Vous devez impérativement adapter vos supports : temps de la formation en ligne, texte, illustration, slide d’activités.
En effet, pour qu’une formation en classe virtuelle soit efficace, vous devez vous assurer que vos participants ne lisent pas uniquement du texte, mais vous écoutent ! Préférez les images, les diagrammes ou les illustrations simples pour illustrer vos propos, garder uniquement les points abordés les plus importants en texte.

N’hésitez pas à intégrer des slides d’activités propres à votre solution de classes virtuelles : sous-groupes, sondages, tableau blanc, annotation, etc. Votre formation sera d’autant plus attrayante si vous réussissez à utiliser à bon escient ces concepts, en alternant la partie théorique de votre formation avec des activités pratiques et ludiques.

La gestion technique et l’assistance

Bien gérer l’aspect technique de votre classe virtuelle est une prérogative. Vous devez comprendre les concepts de base comme la notion de bande passante, d’entrée et sortie son ou encore de connexion WiFi. Si vous n’êtes pas à l’aise avec ces aspects, il est important de vous faire assister par un prestataire ou bien votre service informatique pour le bon déroulement de votre classe virtuelle.

Si vous utilisez une solution Cloud, sachez que la plupart des prestataires offrent un support en ligne et/ou au minima une documentation en ligne. Ce support se limite naturellement à une assistance basique et ne permet pas de répondre aux problèmes des participants pendant la classe virtuelle.

Nous allons voir dans le chapitre suivant les bonnes pratiques pour un environnement de classe virtuelle optimal.

L’environnement de classes virtuelles : les bonnes pratiques

Connexion internet et débit

Les principaux éditeurs d’outils de conférence web sont optimistes quant à leurs recommandations de débit minimale. Retenez tout de même qu’un débit descendant et montant de 5 Mbps est recommandé, bien qu’il peut être inférieur à cela dans certains cas. Par ailleurs, plus il y a de participants – de flux vidéo/audio activés – plus la connexion devra être stable et le débit puissant.

Dans la mesure du possible évitez de connecter l’ordinateur du formateur à un réseau Wi-Fi, préférez plutôt une connexion via un cable Ethernet qui permet une meilleure stabilité de la connexion et évite les pertes de paquets éventuelles.
Si vous ne pouvez pas vous connecter via un cable Ethernet, assurez vous de la fiabilité de votre réseaux WiFi et restez proche du point d’accès.
Enfin, évitez à tout prix les réseaux Wi-Fi publics qui ne fonctionnent généralement pas correctement avec les outils de classes virtuelles, cela vaut d’ailleurs pour le formateur comme pour l’apprenant.

Afin de tester votre connexion, utilisez un service de test en ligne qui va vous permettre de mesurer votre débit montant et descendant.

Prise en main de l’outil de classes virtuelles

Quelle que soit la solution choisie, vous devez impérativement la prendre en main avant votre classe virtuelle. Passez du temps seul ou accompagné de faux apprenants pour tester votre configuration, installer la solution de classe virtuelle sur votre ordinateur, partager les supports d’apprentissage ou encore vérifier la qualité de l’enregistrement de votre classe. Nous ne le répéterons jamais assez : il est important de bien se préparer en amont de la classe virtuelle.

Audio : les bonnes pratiques

Assurez-vous que votre équipement est adéquate et vous permet aussi bien d’être entendu correctement que d’entendre correctement les participants.

Classes virtuelles : les bonnes pratiques audio

Un casque audio USB avec microphone antiparasite intégré est souvent la meilleure solution pour être entendu sans écho. Pour les références, regardez du coté de Logitech qui propose une gamme variée pour tous les budgets. Les casques H570 ou H390 sont très bien adaptés à une utilisation en classe virtuelle.

Si votre classe virtuelle est dispensée par plusieurs formateurs, assurez-vous que ces derniers 1) se situent dans des pièces séparées afin d’éviter tout effet Larsen ou bien 2) utilise le même microphone, dédié à une utilisation en mode conférence.

Pour finir, essayez dans la mesure du possible de couper votre microphone (mise en sourdine ou mute en anglais) lorsque vous ne prenez pas la parole.

Webcam : les bonne pratiques

Le placement, la luminosité, le cadrage, le décor de fond, votre tenue vestimentaire, sont autant d’éléments qui auront un réel impact sur la qualité de votre classe virtuelle.

Placez votre webcam au niveau de votre regard. Laissez les vues en contre-plongées de côté et assurez-vous que votre caméra est située à la même hauteur que votre visage.

Si vous utilisez un ordinateur portable avec caméra intégrée, l’astuce est de le poser sur une pile de livre ou bien d’investir dans un support d’ordinateur portable. Idéalement, vous utiliserez un clavier et souris externe pour un meilleur confort d’utilisation.

En revanche, si vous utilisez une caméra externe, un petit trépied devrait être suffisant.

Faites attention à votre tenue

Les tenues fluos ou trop colorées sont à proscrire, préférez quelque chose de simple et unicolore.

Éviter la tenue fluo ou extravagante qui détourne l'attention
À éviter : la tenue fluo ou extravagante qui détourne l’attention

Restez dans le cadre, ni trop loin, ni trop près.

La distance idéale entre votre webcam et vous doit être d’environ 50cm, cependant certaines webcams ont un plus grand angle que d’autres donc pensez bien à tester la meilleure configuration dans votre cas.

Pensez à la luminosité

En fonction de l’heure de la journée, votre bureau peut être exposé différemment. Pensez bien à vérifier que vous n’êtes pas en contre jour et que vous êtes suffisamment visible pour les autres participants.

Éviter le mode "informateur anonyme"
À éviter : le mode « informateur anonyme »

 

Éviter le mode "interrogatoire"
À éviter : le mode « interrogatoire »

L’astuce la plus simple est de positionner une ou deux lumières derrière votre écran, de chaque côté.

Bon placement, cadrage et luminosité
Exemple à suivre : bon placement, cadrage et luminosité
L’arrière-plan

Un fond blanc, ou coloré mais uni, est toujours la solution la plus sûre. Vous pouvez aussi avoir un paysage ou une vue sur les bureaux de votre société en fond (à condition qu’ils soient calmes) si cela ne distrait pas les autres participants. Les plus pros pourront également incruster une image de fond pour un rendu optimal. Les outils de classes virtuelles permettent bien souvent d’ajouter un arrière-plan virtuel à condition que l’arrière-plan de base soit déjà unicolor (vert ou bleu par exemple).

Éviter les bibelots qui attirent les yeux...
À éviter : les bibelots qui attirent les yeux…

Enfin, nous vous recommandons de voir la vidéo de Chris de Wistia : « Look Great in Your Next Webcam Video » qui résume bien en vidéo tous les conseils prodigués dans cet article.

Classes virtuelles : pour éviter le pire, soyez prévoyant·e
Pour éviter le pire, soyez prévoyant·e comme ce présentateur CNN

Classes virtuelles : combien ça coûte ?

En tant que prestataire technique, la question du coût nous est régulièrement posée. Tout d’abord, il faut bien comprendre qu’en face du coût des classes virtuelles, il y a souvent des économies substantielles. Le coût global du déploiement d’un dispositif de classes virtuelles est donc à pondérer avec les économies qu’apporte la solution.

La mise en place de classes virtuelles implique en général différents postes de dépenses. Ces postes de dépenses diffèrent en fonction de vos compétences actuelles, de vos ressources disponibles et du matériel à disposition.

Les coûts de personnel

Les coûts de personnel sont généralement le principal poste de dépense. Il sont eux-même répartis en différentes sous-catégories :

  • Coûts liés à la recherche de la solution ou du prestataire
  • Coûts liés à la réalisation du cahier des charges fonctionnel
  • Coûts liés à la prise en main de l’outil de conférence web
  • Coûts liés aux formateurs et/ou assistants pour les grandes classes virtuelles
  • Coûts liés à la préparation des supports par les formateurs
  • Coûts liés au support technique

Vous l’aurez bien compris, ces coûts sont souvent incompressibles et sont nécessaires car ils conditionnent la bonne réussite de votre projet. Parmi les postes concernés par ces dépenses nous trouverons bien souvent le responsable de formation ou responsable Digital Learning, les équipes DSI et/ou support IT, les achats, les formateurs internes ou externes, les prestataires, etc.

Retenez également une chose importante : les postes de dépense ci-dessus dépendent fortement du niveau de digitalisation et de compétences de votre département de formation/digital. Plus vous êtes autonomes, moins ces coûts seront importants. En revanche, si vous n’avez jamais mis en place de classe virtuelle et que vous sautez dans le grand bain sans connaissance particulière sur le sujet, alors faites vous accompagner par un prestataire externe.

Les coûts matériels

Nous avons dans le chapitre précédent les bonnes pratiques quant à l’animation d’une classe virtuelle, vous avez notamment retenu qu’il est primordial d’avoir un casque avec micro ainsi qu’une webcam de bonne qualité.

Dans l’éventualité où votre formateur n’est pas équipé d’un ordinateur professionnel et ne peut utiliser son matériel, alors vous devrez inclure le coût de cet achat en sus.

Globalement, vous pouvez compter environ 150 euros par formateur pour un équipement audio/vidéo complet et qualitatif. Ce coût est à adapter en fonction de la qualité des classes virtuelles que vous souhaitez proposer à vos apprenants.

Les coûts techniques

Enfin, parmi les coûts techniques nous retrouverons en premier lieu les coûts liés à l’outil de conférence web. En fonction de votre organisation, ce coût peut être ponctuel ou récurrent.
En effet, comme pour toute solution logicielle, vous avez le choix entre une solution propriétaire (par exemple de type SaaS) pour laquelle vous paierez des frais de licence mensuels ou annuels à hauteur de l’utilisation de la solution choisie; ou bien vous pouvez choisir le déploiement d’une solution open-source en interne ou via un prestataire externe (c.f. les classes virtuelles BigBlueButton).

Ce dernier présente l’avantage de ne pas impliquer de frais mensuels d’utilisation.
Sur le papier, cette option est moins coûteuse que les outils propriétaires, mais si vous n’avez pas les ressources nécessaires pour déployer, personnaliser et sécuriser votre outil de conférence web, il vous faudra payer un prestataire externe pour s’occuper de cela.

Notre expérience nous fait dire que dans la majorité des cas le choix d’un outil propriétaire SaaS est le bon choix quand il s’agit de classe virtuelle.

La plupart des solutions SaaS du marché propose des tarifs oscillant de 10 à 30 euros par mois par formateur.

Les économies réalisées

Comme vu en introduction de ce chapitre, nous ne pouvons pas considérer le coût global d’un déploiement de classe virtuelle sans le pondérer aux économies réalisées, et donc in fine le potentiel bénéfice.

Parmi les économies réalisées, nous retrouvons :

  • Gain de temps et d’argent en évitant des frais de déplacement
  • Gain en frais d’hébergement
  • Gain en frais de salle de formation
  • Gain matériel (les apprenants utilisent leur propre matériel)
  • Gain potentiel sur les formateurs externes (taux horaire inférieur en distanciel)
  • Gain administratif : la gestion des apprenants en ligne est simplifiée

Conclusion

Les classes virtuelles sont une formidable opportunité pour les services de formation qui décideront de sauter le pas. Une opportunité financière tout d’abord avec des coûts drastiquement réduits et une logistique simplifiée. C’est aussi une opportunité marketing, en valorisant votre capacité à utiliser des moyens modernes pour vos formations.

Dès lors, nous pouvons nous demander si la classe virtuelle n’a pas pour vocation de remplacer la classe présentielle ?

Et bien non, la classe virtuelle doit être utilisée en complément des classes présentielles.
En effet, certaines choses ne seront jamais remplaçables comme le lien humain qui est nécessaire à chacun d’entre nous. La possibilité de mettre en situation ou faire naître une émulation par la dynamique de groupe est toujours plus simple en présentiel qu’en distanciel.

→ Sources photos : Unspash, Harvard Division of Continuing Education