Thomas Le Coz | 11 octobre 2019 | Transformation Digitale

Comptabilité automatisée : réduire de 80% son temps de traitement grâce à Receipt Bank

Lors de la première année de notre activité, nous passions environ une journée par mois à nous occuper de la comptabilité. Aujourd’hui, nous y passons à peine une heure.

La gestion de la comptabilité d’une entreprise est une tâche aussi importante que chronophage. Fort heureusement, les outils issus de la transformation digitale nous apportent des leviers afin d’automatiser une grande partie des tâches liées à la comptabilité.

C’est en utilisant ces technologies et outils que nous pouvons recentrer nos ressources sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Dans cet article, nous verrons donc :

  • Comment nous avons réduit notre temps de traitement de notre comptabilité de 80%
  • Comment nous avons mis en place une vision quasi-temps réel de la situation financière de notre entreprise
  • Les technologies utilisées et leur fonctionnement, afin de mettre en place ces améliorations

Le temps passé en comptabilité est du temps en moins pour nos clients

Application QuickBooks

Quickbooks, notre application de comptabilité

Combien de temps passez-vous sur des tâches qui, bien que nécessaires au fonctionnement de votre entreprise vous laissent penser que votre temps pourrait être mieux utilisé ?

C’était notre cas dans le cadre de la gestion de notre comptabilité, en particulier la comptabilité fournisseur.

Ces tâches “support” sont vitales mais ont un impact limité ou nul sur la croissance de l’entreprise. Elles peuvent cependant être optimisés grâce au digital.

Chez Nativio, nous avions déjà opté pour une solution de comptabilité connectée. Après un rapide benchmark, nous avons opté pour Quickbooks afin de bénéficier d’une solution nous permettant de gérer non seulement notre comptabilité mais aussi notre facturation.

Nous avions deux exigences principales lors du choix de cet outil :

  • Nous voulions un outil “cloud”, nous permettant d’accéder à notre comptabilité depuis n’importe où, à l’aide de nos téléphones et postes de travail
  • Nous voulions un outil avec un accès API afin de pouvoir extraire la donnée comptable et produire nos propres analyses et rapports financiers

Une API ou Application Programming Interface est une interface qui permet à d’autres applications d’échanger des données.

Vous pouvez imaginer les APIs comme des portes permettant d’accéder ou envoyer des données entre les applications. Les développeurs n’ont alors qu’à connecter ces portes plus ou moins standardisées pour facilement faire communiquer des applications entre elles, comme par exemple un outil de visualisation de données qui crée des graphiques à partir de données présentes dans un logiciel de comptabilité.

Quickbooks nous permet aussi de faire de la comptabilité analytique en assignant des opérations à un projet. Puisque l’outil gère à la fois la facturation et les achats, il est possible de déterminer et analyser la rentabilité des projets sur lesquels nous travaillons.

Malgré les fonctionnalités très pratiques de Quickbooks — comme la possibilité de se connecter aux comptes de la société pour extraire l’activité bancaire automatiquement, permettant de rapprocher notre comptabilité client en quelques clics — la gestion de notre comptabilité fournisseur nous prenait tout de même une pleine journée par mois.

Notre objectif étant de passer plus de temps à acquérir de nouveaux clients ou produire pour nos clients existants, nous voulions donc améliorer cette situation.

L’objectif était donc de réduire le temps-homme nécessaire à ces activités vitales mais faiblement génératrices de valeur.

Solution de digitalisation et automatisation de la comptabilité fournisseur

Comme beaucoup de tâches importantes mais non urgentes, l’amélioration de notre processus de tenue comptable a pris son temps.

C’est seulement lors d’un changement d’expert comptable que nous avons découvert Receipt Bank et réellement amélioré notre processus grâce à cet outil.

Application Receipt Bank, automatisation de la comptabilitéImage : Receipt Bank

Receipt Bank est une solution logicielle qui permet l’automatisation de la tenue des achats.

Elle utilise la reconnaissance de caractères ou OCR afin de déchiffrer les factures des fournisseurs et les entrer en comptabilité dans le compte correspondant, en répartissant la TVA, etc.

L’OCR ou Optical Character Recognition est une technologie permettant la conversion d’images de caractères en texte manipulable.

Cela permet par exemple de transformer une photo de facture en valeurs numériques qui seront entrées en comptabilité. D’une image — difficilement interprétable dans un tableur par exemple — on crée des données numériques exploitables.

Il suffit alors d’envoyer les factures à l’application pour que celle-ci les saisissent automatiquement dans Quickbooks.

Pour cela, il y a 3 moyens :

  • Utiliser l’application mobile pour prendre en photo une facture : utile pour la saisie d’une facture papier, comme au restaurant par exemple
  • Envoyer les factures par email à Receipt Bank : pratique pour les fournisseurs qui vous transmettent leurs factures par email, il vous suffit de leur transmettre une adresse email de facturation qui redirige vers l’email Receipt Bank
  • Extraire les factures de vos comptes grâce aux connecteurs : de nombreux fournisseurs n’envoient pas les factures, il faut aller les télécharger depuis un espace client en ligne. Receipt Bank propose des scrapers appelés “connecteurs” qui permettent d’aller chercher ces factures depuis vos espaces client auprès de ces fournisseurs.

Un scraper est un outil qui permet de récupérer des données non formatés de manière automatisée.

Dans le cas où une application ne propose pas d’API pour accéder à certaines données dont vous avez besoin, un scraper permet d’automatiser les actions que vous effectueriez pour récupérer ces données : se rendre sur le site fournisseur, se connecter, cliquer sur “Mon Compte”, cliquer sur l’onglet “Facturation” et télécharger les factures.

De part les possibilités de connexion qu’offre Quickbooks, l’intégration de Receipt Bank dans notre process a été relativement simple :

  • un outil cloud ne stocke pas les données sur un poste précis mais sur des serveurs toujours en ligne
  • Quickbooks propose une API qui ouvre la porte à Receipt Bank pour y insérer les factures numérisées et interprétées

Là encore, les avantages du cloud et des APIs standards se font sentir : à partir de ce socle — Quickbooks dans notre cas — nous pouvons y greffer des outils spécialisés afin d’améliorer nos processus internes et réduire la consommation temps de notre tenue de comptabilité.

Comptabilité automatisée et nouvelles possibilités

Suite à la mise en place de ces outils, notre gestion comptable ne nous prend plus qu’une heure par mois maximum.

Notre comptabilité client est tenue et rapprochée directement dans Quickbooks et notre comptabilité fournisseur utilise pleinement les fonctionnalités offertes par Receipt Bank pour acquérir et classer les achats.

Cette administration des achats ne nous demandant là aussi que quelques clics dans Quickbooks pour rapprocher notre activité bancaire avec les factures enregistrées et réparties par Receipt Bank.

Comptabilité automatisée chez Nativio

Ce système en place nous offre de nouvelles possibilités : puisque notre comptabilité est plus facile à maintenir à jour, nous avons désormais une vision comptable s’approchant du temps réel nous permettant de créer des rapports financiers très précis.

Encore une fois grâce aux APIs et notamment celle de Quickbooks, nous pouvons aussi faire des prévisions de trésorerie et de résultats, par exemple en y connectant des outils comme Google Sheets — un tableur connecté qui peut récupérer les données depuis Quickbooks — et des outils de visualisations de données comme Amazon QuickSight ou Google Data Studio afin de créer des tableaux de bords présentant la santé financière de l’entreprise en temps réel.

Tableau de bord ventesDashboard des ventes avec AWS Quicksight

Conclusion

Receipt Bank et ces solutions de traitement automatisé des factures et notes de frais permettent aussi une grande simplification du suivi comptable dans le cadre de la gestion des notes de frais des collaborateurs.

Devoir saisir des notes de frais et calculer les virements de remboursement chaque mois manuellement n’est pas le meilleur usage du temps du département comptabilité et finance.

Une entreprise gérant un certain nombre de notes de frais bénéficiera là encore de ces outils d’automatisation.

Plus important encore, une comptabilité tenue à jour automatiquement permet une vision en temps réel de la situation financière de l’entreprise.

Combiné à un système de comptabilité connecté permettant l’interconnection avec des outils tiers — notamment grâce aux APIs évoquées précédemment — on peut y connecter des outils de BI ou Business Intelligence afin de piloter plus finement l’entreprise, avoir une meilleure vision de sa situation financière, sa trésorerie, préparer ses prévisions financières, etc.

Ces outils acquièrent et traitent la donnée afin de la rendre interprétable et dégager des informations stratégiques.

Par exemple, en comparant les dépenses et recettes d’un projet, il est possible de déterminer la rentabilité d’un projet ou la rentabilité moyenne d’une catégorie de projet. Ce sont des informations capitales pour le corps décisionnaire de l’entreprise qui pourra en tirer des conclusions afin d’améliorer le positionnement de la société en conséquence.

En somme, la digitalisation de la gestion financière de l’entreprise commence par la mise en place de systèmes connectés pouvant s’intégrer à d’autre solutions qui viendront soulager des ressources et leur libérer du temps.

Ce temps libre pourra être utilisé pour des opérations à plus haute valeur ajoutée comme l’analyse de la santé financière et d’indicateurs de performance. Analyse elle-même facilitée par l’utilisation d’outils accessibles suite à la mise en place d’outils de gestion financière connectés.

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