Proxyclick : la technologie au service de l’accueil des visiteurs

L’accueil des visiteurs est un enjeu de taille pour l’entreprise innovante. Pourquoi est-ce si important de s’en préoccuper et comment une solution comme Proxyclick peu vous y aider ?

Simplement car l’espace de réception de vos bureaux est la première chose que vos visiteurs voient, c’est la première image qu’ils se font de votre entreprise. Des études montrent qu’il suffit de 7 secondes pour se faire une impression lorsqu’on se présente à quelqu’un pour la première fois, il en va de même pour vos bureaux. Vos visiteurs sont généralement vos clients ou vos fournisseurs mais ils sont aussi vos prescripteurs, vos prospects ou encore vos futurs employés.

C’est pour ces raisons qu’il est primordial de ne pas louper cette première impression dans un marché où gagner face à la concurrence peut se jouer sur des détails.

Deux personnes sur cinq déclarent que leur expérience d’une entreprise ou d’une marque a été affectée négativement par leur expérience dès la réception / hall d’accueil. Cela représente 40 % des clients potentiels avec une mauvaise impression. Une implication financière importante qu’aucune entreprise ne peut se permettre.
Proxyclick Front Desk Experience Survey 2018

Qu’est ce que Proxyclick ?

Proxyclick est une start-up belge implantée dans de nombreux pays en Europe et aux États-Unis. La société a été créée en 2010 et a levé plus de 3 millions d’euros depuis sa création.

Un seul mot d’ordre : améliorer l’expérience des visiteurs de l’entreprise. Proxyclick a créé une application de gestion des visiteurs en mode Cloud. Les entreprises sont ainsi dotées d’un kiosque proposant une interface simple et conviviale qui fait parfaitement le lien entre les collaborateurs et leurs invités. Proxyclick est utilisé par les grandes organisations et les petites entreprises du monde entier.

L’application contribue même à rendre l’expérience des visiteurs plus agréable et plus moderne en présentant au visiteur une photo d’eux, en communiquant le code WiFi par SMS ou encore en imprimant un badge d’identification et/ou d’accès au bâtiment.

En termes de sécurité, Proxyclick s’apparente à un registre numérique des visiteurs dédié aux entreprises : il est donc possible d’alerter immédiatement tous les visiteurs par SMS ou, dans le cadre d’une évacuation, de pointer cette liste afin de s’assurer que tous ont quitté les locaux.
N’importe quel directeur d’entreprise ou responsable des services généraux se doit d’être capable de répondre à cette question que ne manqueront pas de leur poser les pompiers : êtes-vous certain à 100% qu’il n’y a plus personne à l’intérieur du bâtiment ?
Geoffroy de Cooman, CEO de Proxyclick

Enfin, de nombreuses intégrations tierces permettent d’intégrer Proxyclick à votre écosystème existant : LDAP pour les collaborateurs, add-in Outlook pour pré-enregistrer des visiteurs, Cisco pour l’envoi du mot de passe WiFi aux invités, Slack, Skype, Salesforce, Dropbox, OneDrive et encore de nombreuses autres applications…

Mise en place de Proxyclick

Les pré-requis matériels

Proxyclick ne consiste pas en une unique application, mais deux applications. La première application Cloud est destinée aux réceptionnistes et autres collaborateurs, c’est un véritable tableau de bord des visites en temps réel.

La deuxième application est quant à elle destinée aux visiteurs, elle se matérialise sous la forme d’un kiosque tactile disponible en général à la réception.

Proxyclick permet d’imprimer directement le badge du visiteur suite à son enregistrement. Le badge peut être en PVC ou papier, en couleur ou en noir et blanc. Ces choix auront naturellement un impact budgétaire sur l’imprimante et les consommables à prévoir sur le long terme. Votre prestataire sera à même de vous donner des conseils avisés et adaptés à votre situation et à vos besoins.

Configuration logicielle de la solution

C’est également votre prestataire qui s’occupera de configurer la solution pour l’intégrer à votre éco-système. Pour s’assurer du bon déploiement de la solution, il est nécessaire de coordonner les différentes actions à suivre pour chacun des services concernés (DSI, services généraux, communication, support…).

En effet, l’introduction de Proxyclick dans votre entreprise aura un effet immédiat et global pour vos visiteurs mais aussi vos collaborateurs.

Les parties prenantes du projet devront se concerter et se poser les bonnes questions :

Qu’adviendra-t-il du registre des visites ? Comment s’assurer que Proxyclick est conforme à la politique de sécurité des réseaux IT ? Qui formera les réceptionnistes et collaborateurs à l’utilisation de Proxyclick ? Comment s’assurer que les badges respectent les règles de sécurité d’accès au bâtiment en vigueurs ? […]

Toutes ces questions — et il en existe bien d’autres — devront être posées sur la table et clarifiées lors des premier rendez-vous projet pour éviter les déconvenues.

Conclusion

Le marché des systèmes de gestion des visiteurs a aujourd’hui le vent en poupe, avec un taux de croissance annuel d’environ 15% pour la période 2019-2015 selon l’étude Global Visitor Management Software Market Size, Status and Forecast 2019-2025
publiée le mois dernier par l’institut QY Research.

La transformation digitale modifie la façon dont nous gérons notre espace de travail. L’accueil réservé aux visiteurs est transformé en apportant simplicité, économie, gain de temps et amélioration des process pour au final changer positivement l’expérience visiteurs.

Bien mis en place, une solution Cloud de gestion des visiteurs intégrée comme Proxyclick permet aux entreprises de diminuer les risques, de respecter les réglementations, d’optimiser leur système de sécurité et d’améliorer le travail opérationnel des agents d’accueil.

Enfin, en plus d’améliorer considérablement l’expérience des visiteurs, le déploiement d’un dispositif de gestion des visiteurs permet aux organisations de mieux développer leur valeur commerciale.

N’hésitez pas à nous solliciter pour plus d’informations sur Proxyclick.